Menu
Van sales managers horen wij vaak “hoe zie ik waar de leads van mijn team zich bevinden in het sales proces, zonder dat ik mijn sales reps extra administratief werk opleg?” of “hoe weet ik of mijn team het maximale haalt uit elke kans om een lead om te zetten tot opportunity?”. Om antwoord te krijgen op deze vraag maken wij gebruik van het property lead status.
In deze blog ga ik dieper in over hoe je met behulp van workflows zorgt dat de lead status actueel is, zodat je hier op kan meten én rapporteren.
Lead status als input voor automation
Het kost veel tijd om handmatig lead statussen bij te werken. Wij raden daarom ook aan om dit te automatiseren. Hier geef ik een voorbeeld van de verschillende lead statussen:
- New: deze status is voor nieuwe leads die nog niet zijn gemaild of gebeld door sales. Let wel op; marketing emails worden hierin niet meegenomen.
- Attempted to Contact: dit betekent dat een sales rep al contact heeft opgenomen met deze lead d.m.v. e-mail, telefoon of een andere methode, maar hij of zij nog niet van hem of haar heeft gehoord.
- Connected: met deze status geef je aan dat de lead een actie heeft ondernomen als reactie op de communicatie van de sales rep.
- Open Deal: met deze status geef je aan dat het gesprek met de lead succesvol is geweest en we zijn overgegaan tot een demo of een ander soort vervolg gesprek. Dit kan gelijklopen met het lifecycle property Sales Qualified Lead (SQL).
Daarnaast raden wij aan om de volgende lead status niet mee te nemen in automation, maar juist handmatig te updaten.
- Unqualified: vooral in B2B scenario’s is het waardevol om per geval te bekijken wat de reden is dat een lead als unqualified wordt aangemerkt. Omdat er heel veel verschillende redenen zijn waarop een lead gediskwalificeerd kan worden, adviseren wij om dit handmatig door een sales rep te laten doen.
HubSpot heeft een aantal basis lead statussen aangemaakt in HubSpot. Gebruik je dit voor het eerst? Dan raden we aan om gebruik te maken van de default lead statussen van HubSpot. Ben je al wat verder? Dan is het misschien een goed idee om je lead statussen meer af te stemmen op jouw organisatie.
Hoe je workflows kunt gebruiken om automatisch lead statussen te bewerken
Zoals we eerder al concludeerden, vraagt het handmatig aanpassen van de lead status om veel administratie van je sales reps. En als sales reps ergens niet van houden, dan is dat wel administratie! Daarom raden wij aan om dit zo veel mogelijk te automatiseren. Lees gauw verder om te ontdekken hoe je dit kan doen.
Lead status: New
In deze workflow geef je aan dat de lead status op New staat als er geen gegevens bekend zijn van contact, waarin je de overige lead statussen uitsluit en eventueel zorgt dat contacten met het lifecycle stage customer niet worden meegenomen. Als je dit hebt vastgelegd in de enrollment trigger van de workflow gebruik je de actie set contact property om de lead status op New te zetten.
Lead status: Attempted to contact
Met deze workflow geef je aan dat de lead status Attempted to contact is. Om dit te kunnen vastleggen, moet de property Last contacted gegevens bevatten omdat je contact hebt opgenomen met deze lead (email of telefoon). Om te kunnen aantonen dat er nog geen reply is gebruiken we de property recent sales email replied date.
Verder willen we uiteraard geen leads terugzetten die verder in het proces zijn. Daarom sluiten we een aantal lead statussen uit. Ditzelfde geldt voor contacten met een associated deal en customers.
Lead status: Connected
De contacten waar we mee in contact zijn willen we ook geautomatiseerd vastleggen. Hier gaan we er van uit dat de recent sales email replied date wel bekend is. Door hier op te filteren en de lead statussen verder op in het proces en al bestaande customers of leads met associated deals uit te sluiten kun je ervan uit gaan dat het contact in de fase connected zit.
Lead status: Open Deal
In deze workflow geven we aan of een lead in de fase Open Opportunity of Deal zit. Hier kan je ervan uitgaan dat wanneer een deal bekend is – welke is aangemaakt in HubSpot – het contact in de fase lead status Open Deal zit.
Let op: dit zijn slechts basis voorbeelden. Het kan heel goed zijn dat deze criteria niet volstaan voor jouw situatie. Voel je vrij om deze met AND of OR criteria helemaal aan te passen aan jouw organisatie. Source; HubSpot blog
Sales rapportage
Als je bovenstaande workflows up-and-running hebt, ben je een stap verder in het automatisch volgen van jouw leads in het sales proces. Maar hoe kun je daar vervolgens op rapporteren?
Hier zijn een aantal voorbeelden waar je mee aan de slag kunt gaan. Bij elk rapport zet je de sales rep op de x-as en het aantal leads plaats je op de y-as
- Het aantal not contacted new leads per sales rep.
- Het aantal attempted to contact but no reply leads per sales rep.
- Het aantal connected leads per sales rep.
- Het aantal open opportunities per sales rep.
Dit zijn slechts een paar voorbeelden in combinatie met lead status. Hier stopt het niet.
Webinar HubSpot Sales Reporting
Er is zoveel meer binnen de wereld van sales rapportage & HubSpot. Dat is de reden waarom de laatste webinar van het kalender jaar 2020 gaat over HubSpot Sales Reporting. Hierin gaat Henry van Olst dieper in op de nieuwe sales reporting mogelijkheden, behandelt hij de meest gevraagde sales reports en legt hij uit hoe je bepaalde informatie en data moet interpreteren. Schrijf je snel in!
