Menu
In het afgelopen jaar is het wel duidelijk geworden dat de toekomst niet altijd te voorspellen is. Maar ondanks dat de toekomst zich niks aantrekt van voorspellingen, is het hebben van inzicht in de toekomst van je organisatie erg belangrijk.
In dit artikel ga ik dieper in op sales forecasting en vertel ik je over 3 veelgemaakte denkfouten bij sales forecasting. Bonus: HubSpot heeft recentelijk nieuwe sales forecasting tools gelanceerd. Welke zijn dat precies en hoe moet je ze gebruiken? Lees snel verder.
Wat is sales forecasting?
Forecasting is eigenlijk niets anders dan voorspellen. Maar in plaats van een waarzegger met tarotkaarten ben jij meer een weerman: een deskundige die verschillende factoren in de gaten houdt en op basis daarvan kan vertellen of je morgen handschoenen aan moet trekken of een paraplu mee moet nemen.
Sales forecasting stelt je in staat om potentiele problemen op te sporen, terwijl er nog tijd is om ze te voorkomen of te herstellen. Als je bijvoorbeeld merkt dat je sales team 30% onder de begroting zit, kan je onderzoeken wat er aan de hand is en mogelijk nog op tijd bijsturen.
Misschien is je concurrent wel gestart met een nieuwe kortingsactie of werkt de nieuwe verkoopstrategie toch niet zo goed als gepland. Het ontdekken van deze problemen heeft enorme impact op het uiteindelijk kunnen behalen van je gestelde doelen aan het einde van het jaar.
Sales forecasting speelt ook een grote rol bij het maken van een aantal belangrijke beslissingen. Denk bijvoorbeeld aan het aannemen van nieuwe werknemers, het stellen van nieuwe doelen en het opstellen van budgetten.
Als je sales forecast een groei voorspelt is het misschien belangrijk om te beginnen met het werven van nieuw personeel. Daarnaast kan er gekeken worden naar het verhogen van marketinguitgaven, het investeren in productontwikkeling en het trainen van je werknemers.
3 Veelgemaakte denkfouten bij sales forecasting
Sales forecasting helpt je bij het maken van beslissingen. Omdat deze beslissingen vaak gaan over de toekoms van je organisatie, is het belangrijk dat je sales forecasting goed interpreteert.
1. Wees bewust wat het doel is van forecasting
Een grote denkfout bij forecasting is dat dit wordt gezien als een target. Met een target bepaal je de resultaatverwachtingen voor het komende jaar, kwartaal of maand. Deze targets liggen in lijn met je lange termijn strategisch plan en doelstellingen.
Maar de sales forecast is juist een ‘sanity check’ of een ‘early warning’: ga je de goede kant op met je gestelde doelstellingen en ben je daarmee in lijn met de strategische koers die je de komende jaren wilt varen? De focus van forecast ligt dus juist op de evaluatie van de afwijking tussen de forecast en het vastgestelde target en de vaststelling van next steps om bij te sturen.
2. Vermijd politiek gedrag, zorg voor openheidEen open en proactieve cultuur rond sales forecasting is erg belangrijk. Goed of slecht nieuws moet snel gesignaleerd worden. Alleen met openheid en vertrouwen kan je samen met je sales reps kritisch naar de toekomst kijken.
3. Forecasting is niet alleen "fingerspitzengefühl"Zoals eerder aangegeven is forecasting niks anders dan voorspellen. Maar dit doe je niet op gevoel, maar op basis van data. Hoe nauwkeuriger je data, hoe nauwkeuriger je voorspellingen! Door op de juiste manier gebruik te maken van HubSpot CRM, krijgen sales reps een database voor het traceren van kansen om nauwkeurige voorspellingen te doen. Maar het belangrijkste is: alleen goed gebruik van CRM zorgt voor betrouwbare data.
Gebruik de sales forecast tools van HubSpot
m bij te houden. De forecast tool groepeert je deals in forecast categorieën. Deze forecast categorieën geven aan hoe waarschijnlijk het is dat de deal zal sluiten. Denk aan Most likely, Best case of Commit. Dit overzicht is enorm waardevol om te gebruiken tijdens één-op-één gesprekken met je sales reps om vast te stellen waar ze hun inspanningen moeten richten om hun doelstellingen te behalen. Dus welke deals hebben meer aandacht nodig om te sluiten?
Stel de forecast categorieën in
Om de forecast tools van HubSpot te gebruiken, moet je eerst de forecast categorieën instellen. HubSpot heeft een knowledge-artikel geschreven over het instellen van deze forecast functionaliteiten.
Met de forecast categorieën kan je je deals groeperen in categorieën die de waarschijnlijkheid van het sluiten van een deal vertegenwoordigen. Ben je een salesmanager? Dan kan je in je accountinstellingen de verschillende dealfasen groeperen in forecast categorieën voor het hele salesteam. Sales reps kunnen ook handmatig de forecast categorie voor een individuele deal aanpassen in het dealrecord.
De default forecast categorieën zijn:
- Pipeline: deals die in de pijplijn zitten voor de huidige periode, maar niet in de prognose zijn opgenomen.
- Best case: deals die in het beste geval worden gesloten, maar nog minder zeker zijn dan de meest waarschijnlijke deals.
- Commit: deals die een hoge waarschijnlijkheid hebben om te sluiten en die zijn gecommitteerd aan de prognose.
- Closed won: deals die binnen de prognoseperiode zijn gesloten.
Vervolgens kan je een bepaalde weging toevoegen aan je forecast categorieën. Deze weging wordt toegepast op het bedrag van de deal op basis van de toegewezen forecast categorie.
HubSpot Tip: De default forecast categorieën zijn Most likely, Best case, Pipeline en Commit. Als je deze wil bewerken of een andere categorie wil toevoegen, kan dat bij de Forecast category property.
Stel omzetdoelstellingen voor je salesteam
Zodra de forecast categorieën zijn ingesteld, kun je omzetdoelstellingen aan je salesteam toewijzen. Om dit in te stellen ga je naar Sales > Forecast > Edit goals. Lees in het Knowledge-artikel van HubSpot hoe je deze omzetdoelstellingen kunt inrichten.
Alles ingesteld, maar hoe gebruik je de sales forecast-tools?
Heb je alles ingesteld? Dan ben jij (samen met je salesteam) klaar om deze tools te gebruiken! Navigeer naar Sales > Forecast en gebruik de dropdown menu’s om te filteren op je gewenste pipeline, team of close date.
Vervolgens zie je een overzicht van je sales users en een weergave van hun gesloten omzet ten opzichte van hun doelstellingen. Daarnaast zie je een overzicht van de forecasted dealwaarde in de verschillende forecast categorieën.
Om meer inzicht te krijgen kan je doorklikken op een specifieke sales user. Hier vind je de verschillende deals met hun huidige deal stage, forecast amount, forecast probability, forecast category en de next step.
De next step is een open veld, welke direct ingevuld en opgeslagen kan worden. Vul hier in welke vervolgstappen gezet moeten worden om de deal te verplaatsen naar de volgende fase. Dit ingevulde veld wordt automatisch opgeslagen op de Next step property op het deal record.
Webinar HubSpot Sales Reporting
Ik heb jullie zojuist alles vertelt over sales forecasting binnen HubSpot. Maar er is nog zoveel meer binnen de wereld van sales rapportage & HubSpot… Daarom gaat de laatste webinar van het kalender jaar 2020 over HubSpot Sales Reporting. Hierin gaat Henry van Olst dieper in op de nieuwe sales reporting mogelijkheden, behandelt hij de meest gevraagde sales reports en legt hij uit hoe je bepaalde informatie en data moet interpreteren. Schrijf je snel in!
